保有個人データまたは第三者提供記録に関する公表事項

事業者名:

北海道オフィス・システム株式会社

住所:

〒060-0051
札幌市中央区南1条東7丁目2-4 カタギリ・コーポレーションビル

代表者氏名:

代表取締役社長　花田 滋雄

個人情報保護管理者:

DXソリューション事業本部　重村 学

北海道オフィス・システム株式会社（以下、「当社」といいます）は、お客様・お取引先様・従業員の方々の個人情報について、「個人情報保護方針（プライバシー・ポリシー）」に従い適正な管理を行うとともに、個人情報の保護に努めます。
具体的には、以下の内容に従って個人情報の取り扱いを行います。

1.個人情報の取得

当社は、法令を遵守し適正かつ公平に個人情報の取得を行います。個人情報の提供は、お客様御自身の意思でご提供頂くようお願い致します。尚、ご提供頂けない情報がある場合、利用できないサービスがあることをご了承ください。

2.個人情報の利用

当社は、取得した個人情報については、以下の利用目的以外の目的では利用いたしません。万一、当該目的以外の目的で利用する場合や、利用目的そのものを変更する場合は、事前にご本人にお知らせいたします。なお、利用目的に照らして不要となった個人情報については、速やかに且つ適正に削除・廃棄いたします。

全ての保有個人データの種類と利用目的
個人情報の種類 利用目的
採用応募者に関する情報 応募者への連絡、資料送付、採用選考を行うため
選考結果の通知、入社に関する連絡等を行うため
防犯カメラにおいて取得する情報 防犯、情報セキュリティの安全管理、事故発生時の調査のため
物品の販売・通信販売においてご提出頂いた情報 ご注文頂いた商品の発送・決済業務、確認事項のご連絡のため
お問い合わせへの対応のため
新しい商品・サービスのご案内のため
取引先・仕入等に関する個人情報 取引先管理、仕入先管理、営業活動のため
各種キャンペーン、アンケートでご提出頂いた情報 商品・サービスの開発及びご案内のため
当社従業員（退職者を含む）及びその家族または関係者の情報 当社従業員の労務管理のため

尚、当社は、クラウドサービスを提供するにあたり、お客様より間接的に個人情報を当社社のクラウド（データセンター）へお預けいただく場合がありますが、間接的に登録された個人情報を利用することはございません。

3.個人情報の第三者提供

当社は、取得した個人情報を、本人の同意なく第三者に提供することはありません。ただし、個人情報を第三者に提供することが予定される場合は、あらかじめ以下の事項を明示したうえで本人の同意を得ます。

  • 第三者に提供する目的
  • 提供する個人情報の項目
  • 提供の手段又は方法
  • 当該情報の提供を受ける者又は提供を受ける者の組織の種類、及び属性
  • 個人情報の取扱いに関する契約がある場合はその旨

また、法律の定めるところにより、以下のいずれかに該当する場合は、同意を得ず第三者に提供する場合があります。

  1. ご本人の同意がある場合
  2. 法律の定めに基づいて個人情報の提供が要求される場合
  3. 人の生命、身体及び財産の保護のために必要な場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合
  4. 国または地方公共団体が公的な事務を実施するうえで、協力する必要がある場合で、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合
  5. 特定された利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合（委託する際は、委託先について調査を行い、守秘義務契約等、必要な契約を締結し、個人情報の適切な処理・管理を行います。）

4.個人情報の外部委託

当社では、利用目的の達成に必要な範囲内において、他の事業者へ個人情報を委託することがございます。その場合は、個人情報保護体制が整備された委託先を選定するとともに、漏洩や目的外利用を行わないように個人情報保護に関する契約を締結し、厳重な管理、指導を行います。

5.開示等の請求手続き

当社が保有する個人情報について、開示・訂正・追加・削除等の希望があった場合は、当社の規定に従って遅滞なく対応いたしますので、下記「個人情報に関する苦情及び相談窓口」までお申し出ください。その際には、ご本人の確認を取らせて頂きますのでご了承下さい。
また開示等の諸手続きに関して、手数料は頂きません。
ご本人の確認後、当社の開示請求書式「保有個人データの開示等の依頼票」を送り致します。
尚、以下に示すいずれかに該当する場合は、開示を差し控えます。その場合は、速やかに理由を付記して通知致します。

  • 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 違法または不当な行為を助長する、又は誘発するおそれがある場合
  • 犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれがある場合

6.個人情報のお問合せ窓口

すべての「開示対象個人情報」の利用目的や「開示対象個人情報に関する事項の周知」事項については、以下の「個人情報に関する苦情及び相談窓口」までご連絡下さい。
遅滞なく回答致します。

7.保有個人データの安全管理措置のために講じた措置

(基本方針の策定)

当社では、個人情報保護法および関係法令を遵守し、個人情報を適正に取扱うことについて「個人情報保護方針」を策定し、公表しております。

(個人データの取扱いに係る規律の整備)

上記「個人情報保護方針」に基づき、個人情報の取扱いに係る基本事項を定めた規定を策定し、個人データの安全管理のために講じるべき必要かつ適切な措置について、以下のとおり定めております。

(組織的安全管理措置)

個人データの安全管理に係る責任者を設置し、業務内容に応じて、漏えい、滅失又は毀損の防止策を講じるとともに、個人データの取扱者の教育や情報の漏えい事案に係る報告等の体制を整備しております。
また、個人データの取扱い状況を確認できる手段として個人情報管理台帳等を作成し、所定の記録を行っております。

(人的安全管理措置)

雇用契約時などにおいて、個人データに係る守秘義務契約を締結するとともに、雇用後においても、個人情報保護管理者が従業員等に対し、個人データの安全管理に係る必要かつ適切な教育・研修を行っております。

(物理的安全管理措置)

不法侵入・情報持出し等を防止するため、入退室管理を行うとともに、個人データを含む文書・データは施錠保管や暗号化・パスワードによる保護を行い、個人データを取扱う機器は固定化する等の盗難又は紛失等を防止すめために措置を講じております。

(技術的安全管理措置)

個人データを取扱う情報システムへのアクセス制御、アクセス者の識別記憶、不正アクセス等の防止策、データの暗号化・パスワードによる保護等の情報漏えい防止策並びに情報システムの監視等の措置を講じております。

(外的環境の把握）

委託等に外国において個人データを取扱う場合、当該外国の個人情報に関する制度等を把握するとともに、委託先等における安全管理措置の実施状況の定期的な確認等の措置を講じております。

【個人情報に関する苦情及び相談窓口】

〒004-0015 札幌市厚別区下野幌テクノパーク2丁目1番14号
北海道オフィス・システム株式会社 個人情報相談窓口
TEL：011-807-3011　FAX：011-807-2011
受付時間 9:00～17:00（祝祭日、年末年始および当社が定める休業日を除きます）

個人情報保護管理者：重村 学